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关于全县档案管理工作情况的督查通报

索引号 640122-100/2018-78381 文 号 第42期 发布日期 2018-09-13
发布机构 贺兰县政府办 公开时限 长期公开 所属分类 督查检查
所属"五公开" 执行公开 关 键 词 档案管理

  为深入贯彻落实区党委、政府关于加强声像和实物档案管理工作精神,进一步加强2017年以前形成的文件资料、移交归档工作,确保各种档案资料的安全、连续和有效使用性近期,由县政府分管领导带队,抽调县委办、政府办及档案局相关人员组成督察组,对街道办、审计局、 金山自保局、公安局、农发办、洪广镇、贺兰工业园区及花园社区和马家寨社区等24个单位档案管理及整理移交进馆工作进行了督查,现将督查情况通报如下。 

  一、基本情况   

  (一)文书档案方面 

  1.团委、老干部局、行政审批服务局、审计局、就业局等单位能够安排办公室的工作人员按照要求进行收集归类,并做好移交前的准备工作;公安局、检院按照行业内部档案管理和保密工作的要求,配备了专职档案员,对单位形成的文书、实物等各种档案资料进行了集中收集,分类整理,并建立了设备设施配套齐全的综合档案室,实行统一归档管理。 

  2.农发办、习岗镇档案安全保管不规范,档案管理随意性较大,文档人员调动频繁,档案管理仅处于自管自用状态 

  3.洪广镇 、贺兰工业园区已经按照档案的规范化进行了整理,但数字化处理工作还没有彻底完成。 

  4.农推广中心、金山自保局、信访局至今没有向档案馆移交文书档案。 

  5.利民社区、友爱社区、马寨社区、太阳城社区、金河社区、花园社区等各种档案资料收集齐全,整理有序,但没有按照《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》进行规范化管理。 

  (二)业务档案方面 

  公安局、检院能够按照业务档案管理要求,设置综合档案室和专职档案管理员,建立健全了档案管理制度,规范档案收集、整理、归档流程,聘请专业档案管理公司对历年来的业务档案进行立卷归档、条目录入和全文数字化,基本实现了业务档案信息化管理,实现了档案管理目标化、制度化、规范化的管理 

  (三)声像和实物档案方面。 

  1.各单位在声像档案的管理中,没有按照照片档案的规范化要求进行整理移交,公安局、检察院、花园社区等单位声像档案自行收集保存,其他单位还没有开展此项工作。 

  2.大部分单位实物档案只限于奖杯、奖牌的内部收集管理,普遍没有开展奖杯、奖牌背景资料和奖状、印章、徽章、牌匾、纪念品、题词等收集管理和集中移交进馆。 

  二、存在问题 

  一是领导认识不到位。档案管理已列入各单位年底考核内容,但少数单位主要领导对档案工作仍然不够重视,存在着应付了事的现象,既不设置专门档案室、又不配备专兼职档案管理人员,致使档案收集不齐全、整理不规范、移交不及时造成归档年限衔接不上、归档资料损毁缺失。 

  二是工作人员不稳定。所督查的单位中档案管理人员更换频繁,工作稳定性较差,档案管理只能从事简单的档案资料的收集、保存,不能规范化地进行整理、立卷、归档等工作。 

  三是设施配置不完善。大部分单位档案工作经费投入力度不大,档案室和库房混和使用,档案和杂物堆放在一起,没有配置必要的祛湿、通风、消防设施和投放防虫、防鼠药剂,档案安全保护措施不到位。 

  四是档案安全存在隐忧。有些地方档案保管条件差,档案室不能按档案保管要求安装调温、调湿设备,档案处于自然保管状态。 

  五是档案收集不够齐全完整。有些单位偏重于文书档案的收集,而忽视了电子档案、照片档案的收集和整理,对会议记录、工作简报、领导批示等不能按要求进行收集归档。 

  三、下一步工作要求 

  1.各单位要建立健全档案管理各项制度,主要领导要亲自过问档案工作,切实解决好档案工作中遇到的各种困难和问题;分管领导要把搞好档案工作作为职责范围内一项重要任务,加强协调和督促,配备一名相对固定的专兼职档案管理人员,积极做好档案整理移交、查阅登记和开发利用工作。 

  2.团委、老干部局、行政审批服务局、审计局、就业局要组织人员适时将已收集齐全的文件资料按照档案的规范化要求进行整理并向档案馆移交;农发办、习岗镇要抓紧时间指派专人年底前完成档案移交进馆工作;洪广镇 、贺兰工业园区要安排专人做好档案进馆的数字化处理收尾工作;推广中心、金山自保局、信访局要分阶段整理并于2019年3月份全部完成归档入馆工作;对本次督查没有涉及到的单位也要按照要求进行自查和整改落实,切实做好档案进馆保管工作 

  3.工作中业务档案产生量比较多的单位,必须设立独立的档案室,配备专职档案管理人员、搜集整理其他门类的档案资料,尽快整理历年来形成的其他门类的档案资料,切实加强对本单位业务档案的整理归档、安全保管工作,坚决杜绝摧毁、遗失现象的发生。 

  4.进一步加强档案的收集和整理工作力度。在继续抓好文书档案工作的同时,重点抓好会计档案、科技档案、人事档案、业务档案的规范化管理,认真做好声像档案、荣誉档案、特色档案的收集和整理工作,切实解决档案种类单一、利用率不高的问题。 

  5.进一步加强档案安全管理工作。要加大对档案基础设施建设的投入,改善档案保管保护条件,努力改善硬件设施,不断完善库房防火、防盗、防潮等措施,增强档案安全意识,彻底排除安全隐患,确保档案安全。同时,要特别注意文档人员变动后档案材料的清点、移交工作,严防存档文件的丢失。 

  (此件公开发布) 

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